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    慶典禮儀知識——簽約的禮儀
    2012-08-15

        
        經過長期洽談之后,南方某市的一家公司終于同美國的一家跨國公司談妥了一筆大生意。雙方在達成合約之后,決定正式為此而舉行一次簽字儀式。
        因為當時雙方的洽談在我國舉行,故此簽字儀式便由中方負責。在儀式正式舉行的那一天,讓中方出乎意料的是,美方差點要在正式簽字之前 “ 臨場變卦 ” 。
        原來,中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國國旗時,誤以中國的傳統作法 “ 以左為上 ” 代替了目前所通行的國際慣例 “ 以右為上 ” ,將中方國旗擺到了簽字桌的右側,而將美方國旗擺到了簽字桌的左側。結果讓美方人員惱火不已,他們甚至因此而拒絕進入簽字廳。這場風波經過調解雖然平息了,但它卻給了人們一個教訓:在商務交往中,對于簽約的禮儀不可不知。
        簽約,即合同的簽署。它在商務交往中,被視為一項標志著有關各方的相互關系取得了更大的進展,以及為消除彼此之間的誤會或抵觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此,它極受商界人士的重視。
        在商務交往的實踐中,盡 管 君子協定、口頭承諾、 “ 說話算數 ” ,在一定程度上有著作用,但是更有效的取信于人、讓交往對象心安理得的,則是 “ 口說無憑,立此為據 ” 的文字性合同。
        商務合同,是指有關各方之間在進行某種商務合作時,為了確定各自的權利和義務,而正式依法訂立的、并且經過公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下,合同又被叫作合約。而在另外一些時候,人們所說的合約則是指條文比較簡單的合同。在商務往來中,帶有先決條件的合同,如等待律師審查、有待正式簽字、 - 需要落實許可證的合同,被叫做準合同。嚴格地說,準合同是合同的前身,也是最終達成合同的一個步驟。
        
        根據儀式禮儀的規定:對簽署合同這一類稱得上有關各方的關系發展史上 “ 里程碑 ” 式的重大事件,應當嚴格地依照規范,來講究禮儀,應用禮儀。為鄭重起見,在具體簽署合同之際,往往會依例舉行一系列的程式化的活動,此即所謂簽約的儀式。在具體操作時,它又分為草擬階段與簽署階段等兩大部分。
        在現實生活中,商界人士所接觸到的商務合同的種類繁多。常見的就有購銷合同、借貸合同、租賃合同、協作合同、加工合同、基建合同、倉保合同、保險合同、貨運合同、責任合同,等等。以下,先來介紹一下合同的草擬的正規作法。
          
          在草擬合同時,除了在格式上要標準、規范之外,同時還必須注意遵守法律、符合常識、顧及對手等四個方面的關鍵問題。
        首先,草擬合同必須遵守法律。在商務交往中,所有正式的合同都具有法律約束力。它一旦訂立,任何一方都不可擅自變更或解除。因此,商務人員必須熟悉國家的有關法律與法規,以便充分地運用法律來維護自身的正當權益。
           其次,草擬合同必須符合慣例。在草擬合同時,必須優先遵守法律、法規,尤其是必須優先遵守我國的法律、法規。遇上有關法律、法規尚未規定的,則可采用舉世公認的國際慣例。
        所謂商務交往中的國際慣例,是指那些為國際社會所普遍接受的、約定俗成的常規作法。例如,在商務交往中政治與經濟應當分開,不允許借商務往來之便干涉他國的內部事務,或是伺機影響他方的內政。
            一般而言,國際慣例是維系商務交往正常化的一大基石,所以商界人士在草擬合同時,是應當以它來協調自己的行動的。對此不甚了了而貿然行事,必定會吃大虧。
        再次,草擬合同必須合乎常識。在草擬合同時,商屆人士有必要使合同的一切條款合乎常識,堅決不要犯常識性錯誤。
        商界人士在草擬合同時應當具備的常識,是指與其業務有關的專業技術方面的基礎知識,他們包括商品知識、金融知識、運輸知識、保險知識和商業知識,等等。
        商品知識,其實是一個整體性的概念。它包括產品的生產過程和管理,以及產品本身的一切知識。金融知識,是指與貨幣的發行、流通、回籠有關的一切知識,具體來說,它主要是指貨幣、匯率、信貸等知識。運輸知識,包括運輸具體方式的選擇、運輸中商品形態的具體要求、運輸的特殊條件以及運輸的責任方等等知識,它們與倉儲一樣,都必須考慮的。商業知識,是指與商品流通各環節有關的知識,它對合同的草擬也有一定的幫助。
         最后,草擬合同必須顧及對手。正式合同的一大特征,是由關各方面必須協商一致,把自己的意志強加于他方,強迫他人與自己訂立 “ 城下之盟 ” ,那么合同即使勉強簽署,事后亦必不斷地發生糾紛,那樣對有關各方都不會有好處。
      
        在進行與合同有關的談判時,在具體條款上,商務人員不僅要講原則性,也要講靈活性。在堅持根本利益的前提下,靈活地變通,適當地讓步,比 “ 君子一言,駟馬難追 ” , “ 閉著眼睛走到黑 ” ,恐怕獲利只會多,而不會少。
        通常,合同的成立生效,需要履行一定的手續。依照我國的有關法律規定:當事人就合同條款的書面形式達成協議,并且簽字,即為合同成立。假如通過信件、電報、傳真、電傳達成了協議,一方當事人要求簽訂確認書的,則簽訂確認書時,放為合同成立。
        
        儀式禮儀規定,為了使有關各方重視合同、遵守合同,在簽署合同時,應舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。
        在商務交往中,人們在簽署合同之前,通常會竭力作好以下幾個步驟的準備工作。
        第一,要布置好簽字廳。簽字廳有常設專用的,也有臨時以會議廳、會客廳來代替的。布置它的總原則,是要莊重、整潔、清靜。
         按照儀式禮儀的規范,簽字桌應當橫放于室內。在其后,可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時,可放置兩張座椅,供簽字人就座。簽署多邊合同時,可以僅放一張座椅,供各方簽字人簽字時輪流就座;也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時,一般應當面對正門。在簽字桌上,循例應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時所用的文具。與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關各方面的國旗。插放國旗時,在其位置與順序上,必須按照禮賓序列而行。例如,簽署雙邊性涉外商務合同時,有關各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
        第二,要安排好簽字時的座次。在正式簽署合同時,各方代表對于禮遇均非常在意,因而商務人員對于在簽字儀式上最能體現禮遇高低的座次問題,應當認真對待。
        簽字時各方代表的座次,是由主方代為先期排定的。合乎禮遇的作法是:在簽署雙邊性合同時,應請客方簽字人在簽字桌右側就座,主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。雙方各自的助簽人,應分別站立于各自一方簽字人的外側,以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員,可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低,一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行,站立于己方簽字人的身后。當一行站不完時,可以按照以上順序并遵照 “ 前高后低 ” 的慣例,排成兩行、三行或四行。原則上,雙方隨員人數,應大體上相近。
         第三,要預備好待簽的合同文本。依照商界的習慣,在正式簽署合同之前,應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。
        舉行簽字儀式,是一樁嚴肅而莊重的大事,因此不能將 “ 了猶未了 ” 的 “ 半成品 ” 交付其使用;或是臨近簽字時,有關各方還在為某些細節而糾纏不休。在決定正式簽署合同時,就應當擬定合同的最終文本。它應當是正式的,不再進行任何更改的標準文本。
        負責為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方,應會同有關各方一道指定專人 共同負責合同的定稿、校對、印刷與裝訂。按常規,應為在合同上正式簽字的有關各方,均提供一份待簽的合同文本。必要時,還可再向各方提供一份副本。
                在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一類的禮儀性服裝。
        簽字儀式時簽署合同的高潮,它的時間不長,但程序規范、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為四項,它們分別是:
        其一,是簽字儀式正式開始。有關各方人員進入簽字廳,在既定的位次上各就各位。
        其二,是簽字人正式簽署合同文本。通常的作法,是首先簽署己方保存的合同文本,在接著簽署他方保存的合同文本。
        商務禮儀規定:每個簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時,按慣例應當名列首位。因此,每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本,然后再交由他方簽字人簽字。這一作法,在禮儀上稱為 “ 輪換制 ” 。它的含義,使在位次排列上,輪流使有關各方均有機會居于首位一次,以顯示機會均等,各方平等。
        其三,是簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本。此時,各方簽字人應熱烈握手,互致祝賀,并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆,以志紀念。全場人員應鼓掌,表示祝賀。
        其四,是共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后,有關人員,尤其是簽字人當場干上一杯香檳酒,是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
        在一般情況下,商務合同在正式簽署后,應提交有關方面進行公證,此后才正式生效。
        應該說明的是:簽字儀式不一定非搞不可,盡管它可以制造聲勢,增添影響。但是,對于簽字本身卻是必須鄭重對待,不可草草收場的。商界人士對此必須切切注意。 
     

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